Die Organisation der Buchführung

Eine gut organisierte Buchführung ist die halbe Miete. Ohne Organisation geht es nicht, wenn die Unternehmer den Überblick über ihre Bilanz nicht verlieren wollen. Was vor allem von Neu-Kaufleuten häufig unterschätzt wird: Eine organisierte Buchführung zu betreiben ist aufwendig, kostet Zeit und oft auch Nerven. Eingetragen und verbucht werden müssen alle Geschäftsvorfälle, auch die Packung Kaffee, die auf Firmenkosten gekauft wird. Die Eintragungen sollten zudem zeitnah erfolgen, also möglichst täglich vorgenommen werden. Eine gute Organisation kann allerdings auch dabei helfen, Zeit für die Buchführung zu sparen.

Buchführung vom externen Dienstleister

Eine effektiv organisierte Buchhaltung spart darüber hinaus auch Kosten. Im Auge behalten werden muss dabei immer, dass die Bilanz den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Buchführung folgt, also vollständig, richtig und nachvollziehbar ist. Viele Einzelunternehmer und kleine Personengesellschaften übergeben ihre Unterlagen daher einem Buchhalter. Die Buchhaltung extern durchführen zu lassen, wird auf Dauer allerdings recht kostspielig. Darüber hinaus werden die Belege in der Regel im Original außer Haus gegeben, sind also im Unternehmen selbst nicht mehr zur Hand; des Weiteren dauert die Bearbeitung durch einen externen Buchhalter meist recht lange. Der entscheidende Nachteil allerdings ist, dass der Unternehmer selbst in Gefahr gerät, weniger über die finanzielle Situation seines eigenen Geschäftes zu wissen als sein Buchhalter. Es empfiehlt sich daher, den alltäglichen Teil der Buchführung im Haus zu erledigen.

Buchführung mit Hilfe der EDV

Als Hilfsmittel der Wahl präsentiert sich heute vor allem die EDV. Mittels verschiedener Buchführungsprogramme, die heute auf dem Markt erhältlich sind, können die Daten schnell erfasst und meist automatisch den richtigen Konten zugewiesen werden. Vor allem der Aufwand für Routine-Eintragungen wie regelmäßige Ausgaben und Einnahmen reduziert sich durch die EDV enorm. Zudem werden die Daten sicher gespeichert. Nicht zuletzt bietet die EDV eine große Zeitersparnis, was gleichzeitig eine enorme Kostenersparnis bedeutet. Was ohne elektronische Datenerfassung per Hand in einer halben Stunde gebucht werden müsste, kann mit den Routinen der EDV in fünf Minuten erfasst werden.

Buchführungsprogramme

Im Handel sind mittlerweile diverse Buchführungsprogramme zu erhalten, die sich durch ihren günstigen Preis auch für kleine Unternehmen und Einzelunternehmer eignen. Wer sich bereits mit der Bilanzierung und der doppelten Buchführung auseinander gesetzt hat, findet sich in der Regel schnell in die Logik der Programme ein. Ein Journal wird hier genauso geführt wie die unterschiedlichen Konten zur Verzeichnung von Aufwendungen, Vermögenswerte, Erträge und Schulden, ebenso Kreditoren- und Debitorenkonten.

Als Auswertungen der organisierten Buchführung ergeben sich dann eine betriebswirtschaftliche Auswertung, die Umsatzsteuererklärung und Einkommenssteuererklärung, eine Liste mit offenen Posten und die Bilanz. Diese Unterlagen kann der Unternehmer entweder mit Hilfe der EDV selbst erstellen oder weiterhin von einem externen Dienstleister anfertigen lassen.