Die Pflicht zur Buchführung und zur doppelten Buchführung

Selbstständigkeit - das verspricht Freiheit und Unabhängigkeit. Ein eigenes Unternehmen zu führen bringt allerdings auch Pflichten mit sich. Eine davon ist die Pflicht zur Buchführung. Unternehmer müssen Einnahmen und Ausgaben zwingend notieren; das ist im Handelsgesetzbuch, §238 geregelt. Diesem Artikel zufolge muss die Buchführung darüber hinaus so gestaltet sein, dass ein Dritter die Bücher ohne Schwierigkeiten nachvollziehen kann. Geschäftsvorfälle müssen sich in Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen, heißt es dort weiterhin.

Was versteht man unter Buchführung und doppelter Buchführung?

Was bedeutet dies nun konkret für den Kaufmann? Zunächst einmal hat die Pflicht zur Buchführung Auswirkungen auf die jährliche Einkommenssteuererklärung. Dort muss der Gewinn eines Jahres angegeben werden. Die Pflicht zum Jahresabschluss ist ebenfalls im Handelsgesetzbuch, §242, geregelt. Um den Gewinn zu ermitteln, gibt es zwei Möglichkeiten: die Einamen-Überschuss-Rechnung und die Bilanzierung. Wer unter die Pflicht zur Buchführung fällt, muss zwingen eine Bilanzierung anfertigen. Dafür muss eine doppelte Buchführung erstellt werden.

Doppelte Buchführung bedeutet nun nicht, dass die Bücher in doppelte Ausführung geführt werden müssen. Vielmehr wird bei der doppelten Buchführung jeder Geschäftsvorgang doppelt gebucht wird: Für jeden Geschäftsvorfall wird ein so genanntes Konto geführt, eine Tabelle mit einer Soll- und einer Habenseite. Ein Geschäftsvorfall - zum Beispiel eine Ausgabe für Bürobedarf - wird nun immer auf zwei verschiedenen Konten gebucht, einmal auf der Soll- und einmal auf der Habenseite. Für die ordnungsgemäße Buchung greifen verschiedene Regeln, zudem gibt es unterschiedliche Arten von Konten, Bestandkonten, welche das Vermögen und die Schulden eines Unternehmens führen, und Erfolgskonten, in denen die Aufwendungen und Erträge gebucht werden.

Buchführung sorgfältig vornehmen

Bei der Buchführung gilt es, größte Sorgfalt walten zu lassen. Finanzämter nehmen gelegentlich eine Buchprüfung vor, um sich von der Richtigkeit der gebuchten Beträge, der Gewinne und Verluste zu überzeugen. Stimmen die Gewinne, die bei der Buchführung ermittelt werden, nicht mit den Einkommensteuererklärungen überein, kann es schnell teuer werden. Nicht wenige Unternehmen sind aufgrund einer ungenauen Buchführung in finanzielle Schwierigkeiten geraten. Kaufleute, die eine Nachforderung vom Finanzamt erhalten, die sie nicht decken können, sollten sich an eine Schuldnerberatung wenden.

Wer fällt unter die Pflicht zur Buchführung?

Nicht alle selbstständigen Kaufleute unterliegen allerdings der Pflicht zur Buchführung. Freiberufler sind hiervon grundsätzlich ausgenommen; für sie genügt die Gewinnermittlung über die Einkommensüberschussrechnung. Einzelkaufleute können sich ebenfalls von der Pflicht zur Buchführung befreien lassen, sofern die Umsatzerlöse eines Jahres nicht mehr als 500.000 Euro betragen oder der Jahresüberschuss nicht höher als 50.000 Euro ist. Einzelkaufleute können frei entscheiden, ob sie von dieser Befreiung Gebrauch machen oder nicht. Nicht immer ist die Befreiung vorteilhaft: Planen Unternehmer größere Einnahmen oder Verkäufe, müssen ohnehin Kreditoren- und Debitorenkonten geführt werden. Zur doppelten Buchführung ist es dann kein großer Schritt mehr.