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Bücher für das RechnungswesenLaut §242 des Handelsgesetzbuchs sind Kaufleute in Deutschland zur Bilanzierung verpflichtet. Diese Pflicht entfällt nur für kleine und mittlere Unternehmen, wenn der Umsatz in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren unter 500.000 Euro und der Gewinn unter 50.000 Euro liegt. Zur Bilanzierung wird die doppelte Buchführung benutzt; bereits seit dem 15. Jahrhundert folgt diese dem Grundsatz, dass alle Geschäftsvorfälle, also alle Einnahmen und Ausgaben sowie Vermögenswerte, je einmal auf zwei verschiedenen Konten gebucht werden. Zur Buchführung benötigt jedes Unternehmen also mindestens zwei Bücher; in der Regel sind es allerdings mehr, da neben den reinen Ein- und Ausgaben noch Vermögenswerte, Kredite und andere Geschäftsvorfälle gebucht werden müssen. Grundbuch und HauptbuchDas Grundbuch und das Hauptbuch sind die beiden Bücher, die jeder Unternehmer zwingend führen muss, um einen nachvollziehbaren Überblick über seine Finanzen gewährleisten zu können. Im Grundbuch oder so genanntem Journal werden alle Geschäftsvorfälle chronologisch erfasst. Dazu gehört die Angabe von - Laufender Nummer- Buchungsdatum - Betrag - Beleg - Belegnummer - Buchungstext - Angabe, in welchen Konten die Buchung verzeichnet wird Im Hauptbuch werden die unterschiedlichen Konten geführt. Hier werden die einzelnen Geschäftsvorfälle in sachlicher Ordnung eingetragen, also jeweils zwei Konten zugewiesen. Als Konten werden geführt: Das aktive Bestandskonto, das die Vermögenswerte des Unternehmens listet; das passive Bestandskonto, dass die Schulden aufführt; das Aufwandskonto, das laufende Ausgaben verzeichnet; das Ertragskonto, in dem Einkünfte gebucht werden. Eintragungen in diesen Koten sind nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) vorzunehmen; wichtig ist zudem, Belege für jeden Geschäftsvorfall vorweisen zu können. NebenkontenDarüber hinaus gibt es verschiedene Nebenbücher, die zum Beispiel nötig sind, um ausstehende Zahlungen zu erfassen und ein effektives Mahnwesen betreiben zu können; zudem müssen die eigenen Kredite im Überblick behalten werden können. Zu den Nebenkonten gehören: - Kontokorrentkonto: Kunden werden als Debitoren, Händler als Debitoren geführt. Alle ausstehenden Zahlungen und Zahlungsverpflichtungen werden auf den Kontokorrentkonten gebucht. So ist schnell ersichtlich, wenn Zahlungen ausbleiben, zudem kann das Unternehmen verhindern, selbst in Zahlungsrückstand zu geraten.- Material- und Lagerbuch bzw. Waren- und Inventurbuch: Im Handel wie in der Industrie ist es wichtig, stets alle Waren und Materialien vorrätig zu haben. Dazu werden sie in diesem Buch verzeichnet. - Lohn- und Gehaltsbuch: Für jeden Mitarbeiter muss ein eigenes Konto geführt werden, auf dem nicht nur der regelmäßige Lohn, sondern auch Zu- und Abschläge sowie eventuelle Abzüge gebucht werden. - Anlagenbuch: Diese Konten dienen dazu, die Abschreibungen eines Unternehmens im Überblick zu haben. Für jede Anlage wird ein eigenes Konto geführt. HilfsbücherErleichterung in der täglichen Arbeit können darüber hinaus auch Hilfsbücher verschaffen. Als solche werden zum Beispiel ein Bank- und Kassenbuch, ein Buch für Rechnungseingänge und Ausgänge, ein Buch für Ablagen und Archiv geführt. |
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